Phần mềm quản lý tài sản, hàng hoá, thiết bị (Asset Management Platform)

I. Thông tin chung:

1. Quản lý tài sản

Quản lý tài sản (Asset Management) là quá trình theo dõi, duy trì và tối ưu hóa các tài sản của một tổ chức hoặc cá nhân để đạt được hiệu quả tối đa và giá trị cao nhất từ những tài sản đó. Quản lý tài sản có thể áp dụng cho nhiều loại tài sản khác nhau.

(Điều 105 Bộ luật Dân sự 2015) Tài sản

1. Tài sản là vật, tiền, giấy tờ có giá và quyền tài sản.
2. Tài sản bao gồm bất động sản và động sản. Bất động sản và động sản có thể là tài sản hiện có và tài sản hình thành trong tương lai.

Trong đó, bất động sản (Điều 107 Bộ luật Dân sự 2015) bao gồm:

• Đất đai;
• Nhà, công trình xây dựng gắn liền với đất đai;
• Tài sản khác gắn liền với đất đai, nhà, công trình xây dựng;
• Tài sản khác theo quy định của pháp luật.

Động sản là những tài sản không phải là bất động sản.

Quản lý tài sản bao gồm các hoạt động như:

• Theo dõi và ghi nhận: Ghi chép thông tin chi tiết về từng tài sản.
• Bảo trì và sửa chữa: Đảm bảo tài sản luôn hoạt động tốt.
• Đánh giá hiệu suất: Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản để đưa ra cải tiến.
• Lập kế hoạch chi phí: Quản lý chi phí liên quan đến tài sản, từ mua sắm đến bảo trì.
• Đưa ra quyết định: Căn cứ vào dữ liệu để quyết định đầu tư hay thanh lý tài sản.

Mục tiêu của quản lý tài sản là tối ưu hóa giá trị và hiệu suất của tài sản trong suốt vòng đời của chúng, đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.

Quản lý nhà nước đối với tài sản công

Một số quy định hiện hành đối với tài sản công:

• Căn cứ Luật Quản lý, sử dụng tài sản công ngày 21 tháng 6 năm 2017;
• Căn cứ Luật Đầu tư công ngày 13 tháng 6 năm 2019;
• Căn cứ Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước;
• Căn cứ Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản công;
• Căn cứ Nghị định số 06/2021/NĐ-CP ngày 26 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng;
• Căn cứ Thông tư 65/2021/TT-BTC ngày 29/07/2021 của Bộ Tài chính ban hành quy định về lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản công;
• Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định
• Thông tư số 23/2023/TT-BTC ngày 25/04/2023 của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp

2. Giải pháp … là gì?

Phần mềm quản lý tài sản, hàng hóa, thiết bị (Asset Management Platform) là một hệ thống ứng dụng giúp tổ chức theo dõi, quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng các tài sản, hàng hóa và thiết bị của mình.

II. Nội dung của giải pháp

1. Nội dung cơ bản

• Theo dõi tài sản: Ghi nhận và cập nhật thông tin chi tiết về từng tài sản, bao gồm mã tài sản, vị trí, tình trạng, và ngày mua.
• Quản lý chu kỳ sống: Theo dõi toàn bộ chu trình sống của tài sản từ khi mua đến khi thanh lý, bao gồm bảo trì và sửa chữa.
• Lập kế hoạch bảo trì: Thiết lập lịch bảo trì định kỳ và theo dõi các hoạt động bảo trì để đảm bảo tài sản hoạt động hiệu quả.
• Kiểm kê tài sản: Hỗ trợ thực hiện kiểm kê định kỳ để phát hiện các tài sản bị mất, hư hỏng hoặc không sử dụng.
• Quản lý chi phí: Theo dõi chi phí liên quan đến tài sản, bao gồm chi phí mua sắm, bảo trì, và vận hành.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu về hiệu suất tài sản, hỗ trợ ra quyết định.
• Quản lý tài liệu: Lưu trữ và quản lý các tài liệu liên quan đến tài sản, như hóa đơn, hợp đồng, và hồ sơ bảo trì.
• Tùy chỉnh và mở rộng: Cho phép tùy chỉnh các tính năng và báo cáo theo nhu cầu của tổ chức.
• Quản lý vận hành: Theo dõi và quản lý quy trình sử dụng tài sản trong tổ chức, đảm bảo rằng tài sản được sử dụng đúng cách và theo quy định.
• Quản lý hợp đồng: Theo dõi và quản lý các hợp đồng liên quan đến tài sản, như hợp đồng bảo trì hoặc thuê mướn thiết bị.
• Cảnh báo và thông báo: Gửi thông báo về các sự kiện quan trọng, như lịch bảo trì sắp tới, thời hạn hợp đồng, hoặc các vấn đề cần khắc phục.
• Quản lý quyền truy cập: Thiết lập quyền truy cập cho người dùng khác nhau trong tổ chức, đảm bảo tính bảo mật và trách nhiệm trong quản lý tài sản.
• Phân tích xu hướng: Cung cấp công cụ phân tích để theo dõi xu hướng sử dụng tài sản, từ đó dự đoán nhu cầu trong tương lai.
• Quản lý thay thế: Giúp đánh giá khi nào nên thay thế tài sản và lập kế hoạch cho việc thay thế.
• Giao diện thân thiện: Cung cấp giao diện người dùng dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng truy cập và thao tác với phần mềm.
• Tích hợp hệ thống kế toán: Kết nối với phần mềm kế toán để tự động hóa việc ghi chép chi phí và giá trị tài sản.
• Quản lý nhân sự: Theo dõi và gán tài sản cho nhân viên, giúp biết ai đang sử dụng tài sản nào.
• Lập báo cáo tùy chỉnh: Cho phép người dùng tạo báo cáo theo nhu cầu riêng, với các thông số và định dạng khác nhau.
• Quản lý lịch sử tài sản: Lưu trữ và theo dõi lịch sử sử dụng, bảo trì và sửa chữa của từng tài sản.
• Tính năng dự đoán: Sử dụng phân tích dữ liệu để dự đoán thời gian cần bảo trì, thay thế hoặc sửa chữa tài sản.
• Hỗ trợ đào tạo: Cung cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng để giúp nhân viên nắm bắt cách sử dụng phần mềm hiệu quả.
• Phân quyền và theo dõi hoạt động: Ghi lại và theo dõi hoạt động của người dùng để tăng cường bảo mật và trách nhiệm.
• Chức năng khảo sát và phản hồi: Cho phép người dùng cung cấp phản hồi về tài sản và quy trình quản lý, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Giao diện tương tác: Sử dụng đồ họa và biểu đồ trực quan để trình bày thông tin về tài sản một cách dễ hiểu.
• Tích hợp trí tuệ nhân tạo: Ứng dụng AI để tối ưu hóa quản lý tài sản, chẳng hạn như phân tích dữ liệu và đưa ra dự đoán thông minh.
• Theo dõi tuân thủ quy định: Giúp đảm bảo rằng tất cả các tài sản và quy trình liên quan tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành.
• Hỗ trợ kiểm tra an toàn: Theo dõi lịch trình và kết quả của các cuộc kiểm tra an toàn định kỳ cho tài sản.
• Hệ thống phản hồi tức thời: Cung cấp khả năng phản hồi nhanh chóng về vấn đề hoặc sự cố liên quan đến tài sản.
• Quản lý công việc: Tạo và theo dõi các công việc liên quan đến tài sản, như yêu cầu sửa chữa hoặc bảo trì.
• Quản lý hình ảnh và tài liệu: Lưu trữ hình ảnh và tài liệu liên quan đến tài sản để dễ dàng truy cập và tham khảo.
• Chức năng hợp tác: Cho phép nhiều người dùng làm việc cùng nhau trên cùng một tài sản, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả.
• Tùy chỉnh báo cáo động: Cho phép người dùng tạo và tùy chỉnh báo cáo động theo nhu cầu cụ thể.
• Thống kê và báo cáo tài chính: Cung cấp thông tin tài chính liên quan đến tài sản để hỗ trợ quản lý tài chính tổng thể.

2. Nội dung nâng cao

• Quản lý rủi ro: Nhận diện và theo dõi các rủi ro liên quan đến tài sản, giúp lên kế hoạch ứng phó.
• Tích hợp với hệ thống khác: Kết nối với các hệ thống ERP, CRM hoặc các phần mềm quản lý khác để tối ưu hóa quy trình.
• Chức năng quản lý dự án: Theo dõi tài sản trong các dự án cụ thể, giúp quản lý tài sản hiệu quả trong từng giai đoạn dự án.
• Hỗ trợ di động: Một số phần mềm có ứng dụng di động cho phép người dùng theo dõi và quản lý tài sản mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp mã vạch và RFID: Sử dụng công nghệ mã vạch hoặc RFID để dễ dàng theo dõi và kiểm kê tài sản.
• Tính năng đa ngôn ngữ: Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ để phù hợp với môi trường làm việc đa quốc gia.
• Quản lý rác thải và tái chế: Theo dõi quy trình thanh lý và tái chế tài sản hết hạn sử dụng.
• Khả năng tự động hóa: Tự động hóa một số quy trình, như gửi nhắc nhở hoặc báo cáo định kỳ.
• Chức năng theo dõi ngân sách: Giúp theo dõi ngân sách cho từng tài sản hoặc nhóm tài sản, từ đó kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
• Bảo mật và mã hóa: Đảm bảo rằng dữ liệu về tài sản được bảo mật và mã hóa, bảo vệ thông tin nhạy cảm.
• Chức năng dự báo chi phí: Dự đoán chi phí bảo trì và vận hành dựa trên dữ liệu lịch sử, giúp lập kế hoạch tài chính tốt hơn.
• Tích hợp hệ thống IoT: Kết nối với các thiết bị IoT để thu thập dữ liệu thời gian thực về tình trạng và hiệu suất tài sản.
• Phân tích ROI: Đánh giá lợi nhuận đầu tư cho từng tài sản để xác định hiệu quả tài chính.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Cho phép truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau (máy tính, tablet, smartphone) để dễ dàng quản lý mọi lúc, mọi nơi.
• Tính năng giao dịch: Ghi nhận và theo dõi các giao dịch liên quan đến tài sản, như mua sắm, cho thuê, hoặc bán.
• Chương trình khuyến mãi hoặc ưu đãi: Theo dõi các chương trình khuyến mãi liên quan đến tài sản, như bảo trì hoặc bảo hiểm.
• Tính năng phân tích sâu: Cung cấp công cụ phân tích chi tiết để hiểu rõ hơn về hiệu suất và tình trạng tài sản.

*** Nội dung được tổng hợp từ các bài viết từ internet, thuvienphapluat.vn, ChatGPT