Phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ (Document Management System)
Hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System) là một giải pháp phần mềm được sử dụng để tổ chức, bảo mật, lưu trữ, nắm bắt, số hóa và gắn thẻ các tệp doanh nghiệp.
I. Thông tin chung
1. Giải pháp Phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ (Document Management System; Phần mềm DMS) là gì?
Quản lý tài liệu đề cập đến các quy trình và tài nguyên cần thiết để tổ chức, lưu trữ và truy xuất tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc trong một công ty hoặc tổ chức. Tài liệu có thể ở định dạng bản cứng hoặc kỹ thuật số và một doanh nghiệp có thể cần lưu trữ hợp đồng, biểu mẫu, hóa đơn, đơn xin việc, thông tin ghi danh phúc lợi và nhiều hồ sơ khác.
Hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System) là một giải pháp phần mềm được sử dụng để tổ chức, bảo mật, lưu trữ, nắm bắt, số hóa và gắn thẻ các tệp doanh nghiệp. Nó giúp quản lý vòng đời của các tài liệu trong doanh nghiệp, từ việc nhập liệu đến việc lưu trữ và chia sẻ.
Tầm quan trọng của quản lý tài liệu
Là một phần của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, hệ thống quản lý tài liệu - Document Management System (DMS) hiệu quả cho phép nhân viên sắp xếp các file tài liệu để:
- Đảm bảo có thể tìm thấy các tài liệu họ cần ngay lập tức trong thời gian làm việc
- Đảm bảo an ninh và bảo mật bằng quyền truy cập, mã hóa và các biện pháp bảo mật hiện đại khác
- Thay thế các động tác thủ công lặp đi lặp lại bằng quy trình làm việc tự động
- Tạo ra các quy trình bền vững hơn mà không phụ thuộc vào giấy tờ
II. Nội dung của giải pháp
1. Nội dung Chức năng, tính năng cơ bản của giải pháp:
Nội dung chính
- Thu thập tài liệu: Hệ thống quản lý tài liệu thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm quét, chụp và số hóa từ tệp giấy, email và tệp đính kèm, cũng như nội dung do người dùng tạo.
- Lưu trữ và phân loại: DMS lưu trữ tài liệu và tệp trong một kho lưu trữ trung tâm, thường với siêu dữ liệu (metadata) để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
- Phân phối tài liệu: Hệ thống quản lý tài liệu phân phối tài liệu đến người dùng theo quy trình công việc và quyền truy cập
- Tìm kiếm và truy cập nhanh: cho phép người dùng tìm kiếm và truy cập nhanh chóng đến tài liệu cần thiết.
- Quản lý phiên bản tài liệu: cho phép người dùng quản lý phiên bản tài liệu và đảm bảo rằng chỉ phiên bản mới nhất được sử dụng.
- Kiểm soát quyền truy cập: cho phép người quản trị kiểm soát quyền truy cập của từng người dùng đến từng tài liệu.
- Theo dõi tài liệu: cho phép người dùng theo dõi lịch sử sửa đổi tài liệu và xem ai đã truy cập hoặc chỉnh sửa tài liệu.
- Sắp xếp và lập chỉ mục tài liệu đã quét của bạn bằng thẻ, đối tượng tương ứng, loại và nhiều thứ khác.
- Dữ liệu của bạn được lưu trữ cục bộ trên máy chủ của bạn và không bao giờ được truyền hoặc chia sẻ theo bất kỳ cách nào.
- Thực hiện OCR trên tài liệu của bạn, thêm văn bản có thể tìm kiếm và chọn được, ngay cả đối với tài liệu được quét chỉ có hình ảnh.
- Sử dụng công cụ Tesseract nguồn mở để nhận dạng hơn 100 ngôn ngữ.
- Tài liệu được lưu dưới dạng PDF/A được thiết kế để lưu trữ lâu dài, cùng với bản gốc chưa chỉnh sửa.
- Hỗ trợ tài liệu PDF, hình ảnh, tệp văn bản thuần túy, tài liệu Office (Word, Excel, Powerpoint và LibreOffice tương đương) và nhiều thứ khác.
- Phần mềm DMS lưu trữ tài liệu của bạn ở dạng thuần túy trên đĩa. Phần mềm DMS quản lý tên tệp và thư mục và định dạng của chúng có thể được cấu hình tự do với các cấu hình khác nhau được gán cho các tài liệu khác nhau.
* Ứng dụng web đẹp, hiện đại có các tính năng:
- Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh với số liệu thống kê.
- Lọc theo thẻ, đối tượng tương ứng, loại, v.v.
- Chỉnh sửa hàng loạt thẻ, đối tượng tương ứng, loại, v.v.
- Tải tài liệu lên bằng cách kéo và thả trong toàn bộ ứng dụng.
- Có thể lưu và hiển thị các chế độ xem có thể tùy chỉnh trên bảng điều khiển và/hoặc thanh bên.
- Hỗ trợ các trường tùy chỉnh của nhiều loại dữ liệu khác nhau.
- Liên kết công khai có thể chia sẻ với tùy chọn hết hạn.
* Tìm kiếm toàn văn giúp bạn tìm thấy những gì mình cần:
- Tự động hoàn thành gợi ý các từ có liên quan từ tài liệu của bạn.
- Kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan đến truy vấn tìm kiếm của bạn.
- Tô sáng cho bạn biết phần nào của tài liệu khớp với truy vấn.
- Tìm kiếm tài liệu tương tự (“Thêm nội dung tương tự”)
2. Nội dung nâng cao
Chuyển đổi tài liệu vật lý của bạn thành kho lưu trữ trực tuyến có thể tìm kiếm để bạn có thể giữ ít giấy hơn.
Xử lý email: nhập tài liệu từ tài khoản email của bạn:
- Cấu hình nhiều tài khoản và quy tắc cho từng tài khoản.
- Sau khi xử lý, Phần mềm DMS có thể thực hiện các hành động trên thư như đánh dấu là đã đọc, xóa, v.v.
Hệ thống cấp quyền đa người dùng mạnh mẽ tích hợp sẵn hỗ trợ cấp quyền ‘toàn quyền’ cũng như cấp quyền cho từng tài liệu hoặc đối tượng.
Hệ thống quy trình làm việc mạnh mẽ mang đến cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nữa.
Được tối ưu hóa cho các hệ thống đa lõi:
Phần mềm DMS sử dụng nhiều tài liệu song song.
