Phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án (Project Management)

I. Thông tin chung

1. Phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án là gì?

Công cụ quản lý công việc, quản lý dự án là công cụ giúp tổ chức, theo dõi và quản lý các nhiệm vụ, dự án và quy trình làm việc trong một tổ chức hoặc nhóm. Các công cụ quản lý dự án có thể cải thiện hiệu suất nhóm đáng kể bằng cách đơn giản hóa quy trình và tăng tính minh bạch.

Khi hiểu được bản chất quản lý dự án là gì, các nhà quản trị quản lý, theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án một cách hiệu quả. Điều này giúp cho đội nhóm làm việc năng suất hơn, đồng thời, giúp cho quá trình quản lý dự án được thực hiện một cách chuyên nghiệp hơn.

Mặt khác, nếu quản lý các dự án bằng cách truyền thống, tức là sử dụng các công cụ như bảng tính Excel, thư điện tử… sẽ gặp phải nhiều vấn đề. Ví dụ điển hình là việc phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, khó khăn trong phân tích và đánh giá dữ liệu, thiếu tính minh bạch và sự phối hợp trong nhóm cùng nhiều vấn đề khác.

2. Giải pháp Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án (Phần mềm QLDA) là giải pháp giúp bạn quản lý thông tin dự án một cách hiệu quả. Phần mềm là công cụ đắc lực giúp người dùng lưu trữ, thống kê toàn bộ thông tin liên quan đến kế hoạch và báo cáo thực tế tiến độ làm việc như: gói thầu, chi phí đầu tư, hợp đồng theo thời gian. Chỉ cần nhập mẫu bảng biểu lần đầu và các thông tin đầu vào, hệ thống sẽ giúp người dùng xuất ra những bảng biểu, văn bản, hợp đồng, tờ trình… một cách nhanh chóng. Đặc biệt, Phần mềm QLDA có khả năng tùy chỉnh cao, không theo một khuôn mẫu nhất định. Được xây dựng dựa trên quy trình làm việc của khách hàng nên khi được đưa vào sử dụng, Phần mềm QLDA sẽ không làm ảnh hưởng đến tiến trình làm việc của doanh nghiệp, hơn thế có thể giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.

II. Nội dung của giải pháp

1. Nội dung cơ bản

• Sử dụng Phần mềm QLDA giúp người dùng có thể quản lý tổng thể dự án từ khi lập chủ trương quyết toán tới khi nghiệm thu, thậm chí là cả thông tin sau khi kết thúc dự án. Các bước thực hiện đều được cập nhật nhanh chóng và lưu lại trên hệ thống, rất thuận tiện cho nhà quản lý theo dõi các quá trình của dự án, từ đó đưa ra chỉ đạo kịp thời, hoặc tìm kiếm lại thông tin của dự án dễ dàng khi cần tới.
• Đây là hệ thống làm việc tập trung nên tất cả chủ doanh nghiệp và nhân viên đầu tư đều làm việc trên một hệ thống duy nhất, điều này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cập nhật tình hình làm việc, đồng thời cũng có thể theo dõi được tiến độ dự án tới đâu, nhân viên nào quản ý để đốc thúc, hay ra quyết định nhanh chóng ngay trên phần mềm.
• Phần mềm giúp quản lý các đầu mục công việc trong dự án, hỗ trợ người dùng trong quá trình thực hiện công việc như giao việc, để xuất công việc, duyệt công việc, xác nhận công việc.
• Phần mềm giúp người dùng tích hợp các thiết bị phần cứng như máy chấm công. Bên cạnh đó, tính năng chấm công online ngoài thực địa giúp người dùng quản lý nhân viên ở thực địa tốt hơn
• Phần mềm giúp doanh nghiệp cắt giảm được những công tác thừa trong quy trình làm viêc, thời gian và chi phí cho việc quản lý, từ đó có thể quản lý hiệu quả, tránh thất thoát và tăng năng suất làm việc cho toàn doanh nghiệp.
• Hỗ trợ cho những người có chuyên môn, trách nhiệm dễ dàng cập nhật một cách có hệ thống, tra cứu, trao đổi những thông tin và báo cáo với lãnh đạo xử lý những vướng mắc để thực hiện đúng quy định về thủ tục trong đầu tư xây dựng (nội dung, thời gian, thẩm quyền…).
• Hệ thống báo cáo giúp người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ cũng như các thông tin liên quan đến dự án
• Hệ thống phân quyền xem và sửa dữ liệu của phần mềm giúp lãnh đạo làm việc ăn khớp với nhân viên nhưng vẫn đảm bảo bảo mật các thông tin nội bộ quan trọng.

2. Nội dung nâng cao

Hệ thống app sử dụng trên smartphone

Một số doanh nghiệp có tính chất thực địa khá nhiều trong công việc, vì vậy, cần tiếp tục nâng cấp phát triển ra một hệ thống ứng dụng phần mềm quản lý dự án sử dụng trên điện thoại với 2 nền tảng lớn nhất hiện nay là Android và IOS. Ứng dụng này mang đầy đủ các module và tính năng như giải pháp phần mềm quản lý sử dụng trên nền tảng web, hỗ trợ linh hoạt doanh nghiệp trong quá trình quản lý công việc và dự án.

III. Chức năng, tính năng của giải pháp

Lập kế hoạch công việc và quản lý quá trình thực hiện công việc

• Phần mềm có thể phân cấp giúp người dùng lập kế hoạch công việc một cách chi tiết.
• Quản lý công việc theo mức độ ưu tiên, cấu trúc công việc (công việc mẫu, công việc cha, công việc con), phân môn,… Phần mềm với các tính năng thông minh, đưa ra các cảnh báo vê thời gian định mức còn lại của dự án.
• Cấp trên có thể tiến hành giao việc trực tiếp trên phần mềm theo hai hướng: Giao trực tiếp cho cấp dưới và giao việc lên siêu thị công việc để cấp dưới có thể nhận các công việc phù hợp với mình
• Cấp dưới khi nhận được công việc có thể từ chối công việc nếu cảm thấy công việc không phù hợp hoặc nhận công việc. Tất cả các thao tác củ cấp dưới đối với công việc được giao đều ngay lập tức được cập nhật đến người giao việc
• Nhân viên cũng có thể tiến hành đề xuất công việc với lãnh đạo cấp trên nếu cần thiết
• Quản lý và cập nhật tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Đánh giá và cho điểm nhân viên để dễ dàng tính toán KPI cho nhân viên. Với các tình huống công việc chưa đạt yêu cầu, lãnh đạo có thể yêu cầu nhân viên làm lại, phần mềm tự động giảm tỷ lệ hoàn thành của công việc cũng như đánh giá điểm hoàn thành cho nhân viên.
• Người được giao có thể ghi chú về công việc trên phần mềm vào báo cáo tình hình hay nhận chỉ thị cấp trên ngay trên hạng mục công việc đó qua hệ tống tin nhắn ở phía dưới.
• Có thể tùy chỉnh nhắc nhở công việc hay thông báo cảnh báo trên trang chủ phần mềm hoặc qua Sms, Email,….

Quản lý thông tin dự án

• Quản lý chi tiết thông tin dự án: thời gian dự toán, tổng mức đầu tư, thời gian thực hiện, lĩnh vực đầu tư , địa điểm, quy mô của dự án,…
• Quản lý chi tiết các hạng mục con của dự án
• Quản lý các đầu mục công việc cần làm trong dự án
• Quản lý thông tin về tiến độ hoàn thành của dự án
• Phần mềm tính toán thông minh, dựa trên thời gian định mức và tiến độ yêu cầu của dự án để tự động tính toán ra sốnhân lực dự tính cần thiết
• Quản lý thời gian thực hiện dự án theo tổng số giờ dự kiến và số giờ thực tế
• Quản lý thông tin về đối tác và các liên hệ liên quan
• Cho phép thêm người liên quan thực hiện dự án
• Có tích hợp gửi SMS, Email,… tới các thành viên dự án để thông tin khi cần
• Tìm kiếm và tra cứu các thông tin: tỷ lệ giải ngân, % hoàn thành dự án,… một cách dễ dàng

Quản lý dự toán đầu tư

• Quản lý các nguồn vốn của dự án
• Kế hoạch sử dụng vốn
• Các quyết định đầu tư của dự án
• Phê duyệt về thiết kế của dự án
• Quản lý dự toán về chi phí

Quản lý về tài chính cũng như nguồn lực của dự án

• Thiết lập và quản lý chi tiết các nguồn tài chính liên quan đến dự án, các nguồn thu chi đầy đủ đều được ghi lại giúp người dùng dễ dàng quản lý.
• Bố trí quản lý và phân bổ nhân viên.
• Quản lý và theo dõi doanh thu, chi phí của dự án.

Theo dõi tiến trình và quản lý rủi ro của dự án

• Kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc công việc chi tiết nhất, thậm chí là tiến độ hoàn thành theo ngày
• Theo dõi những ghi chú quan trọng trong công việc.
• Bằng việc thường xuyên theo dõi giúp nhà quản lý có thể cập nhật và đánh giá sự rủi ro cũng như cơ hội khi triển khai dự án.

Hệ thống nhắc nhở cảnh báo

• Hệ thống nhắc nhở công việc mới được giao trên trang chủ
• Thống kê số lượng công việc đang thực hiện trên trang chủ
• Hệ thống nhắc nhở ngay trên trang chủ các công việc, dự án cần làm khi đến ngày thực hiện trong kế hoạch
• Hệ thống gửi E-mail/SMS nhắc nhở khi sắp đến hạn hoàn thành công việc
• Hệ thống cảnh báo các công việc đã hết hạn

Quản lý về tư liệu của dự án

• Các tài liệu liên quan đến dự án hay hạng mục có thể upload và đính kèm trong mỗi hạng mục.
• Số lượng và dung lượng, các dạng tài liệu không giới hạn.
• Các tài liệu có liên quan đến dự án có thể lưu trữ một cách hệ thống dễ dàng tìm kiếm.
• Nhà quản lý có thể phân quyền cho người có thể xem hoặc không xem tài liệu để đảm bảo tính bảo mật.

Thống kê và báo cáo

• Phần mềm cung cấp đa dạng các loại bảng biểu, biểu đồ, phân tích,… giúp nhà quản lý dễ dàng lập các báo cáo để phân tích và thống kê dự án chi tiết.
• Hệ thống các báo cáo như báo cáo tiến độ dự án, báo cáo năng suất nhân viên, báo cáo công việc trễ hạn, báo cáo công việc sắp phải hoàn thành, báo cáo điểm công việc,…
• Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu vào hệ thống sẽ tự động xuất ra các văn bản, hợp đồng, hay biểu mẫu,…
• Hệ thống cũng tích hợp khả năng xuất dữ liệu ra file excel.
• Hệ thống tích hợp chấm công ngoài thực địa, thông báo lại thời gian và địa điểm nhân viên chấm công; tích hợp SMS và email thông báo và cảnh báo công việc

*** Nội dung được tổng hợp từ các bài viết từ internet, thuvienphapluat.vn, ChatGPT