Phần mềm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo và lưu trữ dưới dạng file điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Thay vì in ra trên giấy, hóa đơn điện tử được gửi qua các kênh điện tử như email, cổng thông tin điện tử hoặc các ứng dụng di động.
I. Thông tin chung
1 Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo và lưu trữ dưới dạng file điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Thay vì in ra trên giấy, hóa đơn điện tử được gửi qua các kênh điện tử như email, cổng thông tin điện tử hoặc các ứng dụng di động. Hóa đơn điện tử được tạo, phát hành và xử lý qua hệ thống máy tính của các tổ chức có mã số thuế khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Loại hóa đơn này được lưu trữ trên hệ thống máy tính của các bên tham gia theo các quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; và các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu bảo hiểm,…; phiếu thu cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… Hình thức và nội dung của hóa đơn được xây dựng theo thông lệ quốc tế và các quy định pháp lý có liên quan.
2 Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một công cụ hỗ trợ đắc lực, tích hợp các công việc liên quan đến kế toán, giúp quản lý hiệu quả các hoạt động như ghi chép sổ sách, theo dõi nhật ký tài chính của doanh nghiệp, kê khai thuế, thu hồi công nợ, quản lý tiền mặt, thanh toán và chi trả lương cho nhân viên. Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính và dự đoán dòng tiền khi cần.
Phần mềm kế toán có khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp cho nhiều ngành nghề và quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn.
3. Hóa đơn điện tử tích hợp với phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử độc lập khác nhau như thế nào?
- Phiên bản phần mềm hóa đơn điện tử độc lập: Cho phép người sử dụng tạo lập, phát hành và quản lý hóa đơn trực tiếp trên phần mềm.
- Phiên bản hóa đơn điện tử được tích hợp với phần mềm kế toán: Người dùng nhập các thông tin của hóa đơn vào phần mềm kế toán chọn các hóa đơn cần phát hành để thực hiện phát hành hóa đơn điện tử.
4. Điều kiện trở thành nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định các điều kiện để trở thành nhà cung cấp hóa đơn điện tử như sau:
- Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua
a) Về chủ thể:
- Là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được thành lập theo pháp luật Việt Nam;
- Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức;
b) Về nhân sự: Có tối thiểu 5 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin;
c) Về kỹ thuật: Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu:
- Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã cho người bán và người mua theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;
- Có giải pháp nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với người sử dụng dịch vụ; giải pháp truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;
- Có giải pháp sao lưu, khôi phục, bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử;
- Có tài liệu kết quả kiểm thử kỹ thuật thành công về giải pháp truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
a) Về chủ thể:
- Là tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam, có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin;
- Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức;
b) Về tài chính: Có ký quỹ tại một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam hoặc có giấy bảo lãnh của một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị không dưới 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ;
c) Về nhân sự: Có tối thiểu 20 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin;
d) Về kỹ thuật: Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu:
- Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;
- Có giải pháp kết nối, nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua; giải pháp kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;
- Hệ thống hạ tầng kỹ thuật cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được vận hành trên môi trường trung tâm dữ liệu chính và trung tâm dữ liệu dự phòng. Trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km và sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố;
- Hệ thống có khả năng phát hiện, cảnh báo, ngăn chặn các truy cập không hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia;
- Có hệ thống sao lưu, khôi phục dữ liệu;
- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 hoặc tương đương, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 20 Mbps; sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc hàng đợi (Queue) có mã hóa làm phương thức để kết nối; sử dụng giao thức SOAP/TCP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
5. Danh sách các đơn vị cung cấp
5.1. Danh sách các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng Cục thuế chứng thực
Tổng Cục Thuế cung cấp danh sách các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu về hồ sơ đề nghị ký hợp đồng của tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. Từ đó, doanh nghiệp có thể chọn tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất và uy tín cho đơn vị mình.
(*) Danh sách các tổ chức được sắp xếp theo thời gian tổ chức nộp hồ sơ và được đánh giá đáp ứng (Cập nhật đến ngày 22/08/2024).
5.2. Danh sách các tổ chức đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với Tổng Cục thuế
DANH SÁCH TỔ CHỨC CUNG CẤP GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐÁP ỨNG ĐẦY ĐỦ CÁC TIÊU CHÍ QUY ĐỊNH TẠI KHOẢN 1 ĐIỀU 10 THÔNG TƯ SỐ 78/2021/TT-BTC
II. Nội dung của giải pháp
1. Nội dung cơ bản
Đáp ứng Mục 2 (QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ) tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP bao gồm các nội dung:
- Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử
- Điều 13. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Điều 14. Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
- Điều 15. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Điều 16. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
- Điều 17. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Điều 18. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
- Điều 20. Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Điều 21. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Điều 22. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
2. Nội dung nâng cao
Đáp ứng Điều 8 (Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
